Estee over haar opdracht bij VUmc

Estee is werkzaam bij de ziekenhuisapotheek, als consultant digitalisering. Zij adviseert het VUmc over de manier waarop zij het beste hun geld kunnen investeren op het gebied van mechanisering en is leidend in dit project. Zij brengt in kaart wat de mechaniseringsmogelijkheden zijn voor de specifieke taken binnen de apotheek. Dit doet zij in samenwerking met twee projectteams: Het productieteam (verantwoordelijk voor de bereiding van geneesmiddelen) en het farmaceutische dienstverlening team (verantwoordelijk voor logistiek), afgekort FADI. Samen zorgen deze afdelingen ervoor dat de ziekenhuisafdelingen altijd voldoende producten tot hun beschikking hebben.

Hoe vult Estee deze consultancy rol precies in? ‘’Ik heb vanaf het begin een structuur neergezet waarbij ik een keer per maand afspreek met het projectteam. Tijdens deze meetings geef ik updates over de voortgang van mijn project en haal ik informatie op bij alle betrokkenen. Tevens spreek ik eens per twee weken af met mijn leidinggevende. Ik vind het fijn om tijdens meetings verwachtingen te managen en eventuele knelpunten meteen te bespreken. Een belangrijk aspect van deze baan is het luisteren naar mensen zodat zij zich gehoord voelen. In het begin heb ik een dag meegelopen op de werkvloer met het productieteam en de FADI. Het doel hiervan was om zo duidelijk mogelijk in beeld te brengen welke medewerkers welke taken doen en hoe dit in zijn werk gaat.’’

In haar onderzoek gaat Estee fact based te werk: ‘’Ik merkte dat er vrij veel op basis van aannames gewerkt werd. Ik wil mijn conclusies graag onderbouwen met feiten en dus heb ik hier veel energie in gestoken. Ik heb bijvoorbeeld bijgehouden hoe lang het scannen van barcodes duurde of hoe lang het inruimen duurde. Ook heb ik bijvoorbeeld alle middelen in de apotheek met de hand geïnventariseerd. In totaal gaat het dan om wel 2500 middelen! Verder heb ik alle middelen gecategoriseerd, of ze bijvoorbeeld van glas waren, rond waren of bijvoorbeeld zwaar waren.’’ Waarom is dit zo belangrijk? Estee: “Dit is cruciale informatie voor het project omdat de toegevoegde waarde van robots hier vanaf hangt. Sommige robots kunnen bijvoorbeeld alleen rechthoekige voorwerpen hanteren. Als onze voorraad voor 5% uit ronde flesjes bestaat, is dat niet zo’n ramp. Maar als onze voorraad voor 25% uit dergelijke flesjes bestaat, dan heeft dat gevolgen voor het rendement van zo’n robot. Op deze manier is het dus altijd per taak kijken wat de mechanisering mogelijkheden zijn.’’

“Ik heb het gevoel dat ik echt een verschil kan maken en dat vind ik heel motiverend.”

Terugkijkend op haar eerste maanden, heeft Estee het erg naar haar zin bij het VUmc. Hoewel zij zichzelf niet meteen in het ziekenhuis zag werken, merkt ze dat de opdracht heel divers is: “Mijn dagen zijn heel gevarieerd. Zo heb ik aanvankelijk veel informatie opgehaald en zelf veel onderzoek gedaan. Vervolgens kon ik meer praktisch gericht aan het werk. Hierbij ga ik bijvoorbeeld regelmatig langs bij andere ziekenhuizen, zoals het St. Antoniusziekenhuis in Utrecht en het Erasmus MC. Het is interessant om te kijken hoe zij deze robotisering in kaart brengen en implementeren. Daarnaast heb ik ook veel contact met leveranciers van robots om te kijken welke opties ze aanbieden en hoeveel deze kosten. Ik merkte vrij snel dat ik me hierbij vooral moet richten op bedrijven die specialistische medische producten leveren. In een ziekenhuis ben je namelijk gebonden aan specifieke regelgeving en eisen omtrent producten.’’

Door Estee haar proactiviteit, structurerend vermogen en haar onderzoeksgerichte houding heeft zij de materie snel onder de knie gekregen. “Ik schroom niet om mensen uit mijn eigen netwerk of het netwerk van Skyscrapers te raadplegen. Van Skyscrapers heb ik bijvoorbeeld handige literatuur aangereikt gekregen. Omdat het een zelfstandige functie is, vind ik het ook heel fijn om eens per twee weken met de coach vanuit Skyscrapers te kunnen sparren.“

Al deze informatie en aanbevelingen verwerkt Estee in een businesscase, die zij op 1 april zal indienen. Hierin staat bijvoorbeeld welke investeringen er kunnen worden gedaan, welke besparingen dit met zich meebrengt en hoe lang het duurt voordat een investering zichzelf terugverdient. Alles op basis van door haar zelf verzamelde data. Deze businesscase zal worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur en indien deze akkoord gaat, wordt er een proces in gang gezet om het plan uit te voeren. “Ik heb het gevoel dat ik echt een verschil kan maken en dat vind ik heel motiverend.”