Nikki Suijkerbuijk over de onboarding bij Picnic

12 / 02 / 2019 – Hoe ziet de onboarding eruit bij een snel groeiend bedrijf? Nikki geeft je een kijkje achter de schermen bij Picnic en vertelt over haar werkzaamheden als recruiter.

In een paar jaar tijd is Picnic enorm gegroeid. Op het moment zijn er rond de 2500 werknemers. Iedere week worden er alleen al zo’n zo’n zes nieuwe mensen aangenomen op het hoofdkantoor. Nikki Suijkerbuijk, recruiter bij Picnic, vertelt dat ze goed opletten of iemand bij de organisatie past. Een goede fit is belangrijk, iets wat we bij Skyscrapers kunnen beamen. Maar waar let je dan op? En daarna? Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich onderdeel voelt van je organisatie? Oftewel, hoe zorg je dat je je onboarding op orde hebt? Nikki vertelt Myrthe Polman enthousiast hoe ze het bij Picnic aanpakken.

 

Picnic
Eerst vertelt Nikki ons over Picnic. De ene organisatie is immers de andere niet. “Op het begin krijg je meteen heel veel verantwoordelijkheid, wat ook wel een beetje beangstigend kan zijn de eerste twee maanden maar daarna echt gaaf. Iedere werknemer wordt evenveel gewaardeerd en er zijn weinig managers.” Daarnaast hebben ze veel nationaliteiten binnen Picnic: “Ik vind het leuk, dat we erg internationaal zijn. We hebben een tech team en daar is wel 90% niet-Nederlands, maar ook in andere teams zijn er andere nationaliteiten te vinden. In ieder team zitten wel twee mensen die uit een ander land komen. Het maakt echt niet uit waar je vandaan komt. Ik denk dat het waarde toevoegt om in een team met meerdere nationaliteiten te werken. Je kan veel van elkaar leren.”

Sollicitatie
Er zijn een paar manieren om te zien of iemand bij de organisatie past. “We zoeken mensen die het gaaf vinden om echt iets nieuws op te bouwen en heel veel verantwoordelijkheid te krijgen. Als je meteen al kan merken dat ze daar wel bewust over nadenken en die keuze maken dan zegt dat veel over een kandidaat. Voor de meeste functies is het belangrijk dat sollicitanten tijd stoppen in de motivatiebrief of vragenlijst, zodat het direct duidelijk is dat ze goed hebben nagedacht over hun sollicitatie bij Picnic. Er zijn ook mensen die overal solliciteren en die totaal geen moeite doen, die filter je er meteen uit.” Het is daarom belangrijk dat de kandidaat heeft opgeschreven waarom ze voor Picnic kiezen, maar ook waarom de functie bij hem of haar past. Ook in de eerste gesprekken vragen ze uitgebreid naar de motivatie.

“We zoeken mensen die het gaaf vinden om echt iets nieuws op te bouwen en heel veel verantwoordelijkheid te krijgen.”

Nikki vertelt dat ze er altijd naar streven persoonlijk te zijn: dat zit hem in snelheid in de procedure, maar ook in een-op-een contact. Na de sollicitatie zijn er meerdere rondes. “In het begin dacht ik dat dat best veel was. Zeker in de concurrerende arbeidsmarkt. Toch ben ik er in gaan geloven.” Na een telefonisch interview en interview op kantoor volgt er in de meeste gevallen een ander soort sollicitatieronde: een dag op kantoor om het team te leren kennen. Fijn voor Picnic, fijn voor kandidaat, want: “We zien dat kandidaten het super leuk vinden om hier een hele dag te zijn. Bij ons is het allemaal een-op-een. Je ontmoet ongeveer vijf mensen uit het team, je gaat mee lunchen en je hebt een case met het team samen. Je krijgt al een heel goed kijkje hoe de baan er uit zou zien. Ik merk dat mensen over het algemeen alleen nog maar enthousiaster worden en wij zien of iemand bij Picnic past.” En past Picnic wel, maar dat team minder, dan kan daar voor de start nog in geschoven worden. Dat helpt dan weer bij het onderdeel worden van de organisatie en voorkomt uitstroom.

Welkom aan boord
Wanneer iemand wordt aangenomen is het ook belangrijk dat die persoon zich onderdeel gaat voelen van de organisatie, oftewel het onboarden. Hoe pakken ze dat bij Picnic aan? “Goeie vraag, want we groeien heel snel. We nemen per twee weken zo’n twaalf mensen aan op het hoofdkantoor. We hebben hier een heel leuk HR team en die regelen de onboarding voor alle nieuwe medewerkers en stagiairs. Dat gaat als volgt. De eerste dag dat mensen beginnen met werken worden ze hier om 09.00 beneden opgewacht met koffie door onze Italiaanse collega Miriam. Ze gaat hier in een van die ruimtes zitten en vertelt het hele Picnic verhaal aan de groep die die dag start. Ze leren elkaar kennen en ze maken een welkomstvideo die met het hele bedrijf gedeeld wordt zodat iedereen weet wie hier komt werken. Vaak zijn dat hele grappige filmpjes dus de meeste werknemers kijken hier ook graag naar. Vervolgens krijgen ze een introductie bij de Customer Success afdeling. Daar gaan ze ook even meewerken als ze Nederlands kunnen spreken, want anders wordt het moeilijk, maar ze krijgen in ieder geval mee hoe het bij de klantenservice gaat. De tweede dag gaan ze naar een fulfilment center, daar gaan ze ‘s ochtends orderpicken op de vloer. Dus echt even meemaken, waar draait Picnic nou eigenlijk om: de boodschappen! Ze gaan naar een van de fulfilment centers in bijvoorbeeld Utrecht om even mee te helpen en ‘s middags gaan ze naar een hub en gaan ze met een van de runners meerijden.” In twee dagen heb je zo al een flink deel van Picnic gezien.

“Ze leren elkaar kennen en ze maken een welkomstvideo die met het hele bedrijf gedeeld wordt zodat iedereen weet wie hier komt werken.”

Daarna start je echt. Het programma dat je dan hebt is afhankelijk van je team. Het onboarden houdt daar niet op. “Een keer in de drie maanden hebben wij een deep dive. Bij een deep dive is iedereen die drie maanden is gestart uitgenodigd. Dan komt ieder team binnen Picnic zichzelf presenteren. Alle teams vertellen, dit is wat we doen, dit zijn de projecten waar we mee bezig zijn, dit zijn onze mensen. Aan het einde van die dag heb je een goed beeld van Picnic en bij de borrel weet je wie wie is. Je kunt dus ook nog even vragen hoe het in elkaar zit.” Daarnaast is Picnic net gestart met trainingen, wat ook toevoegt aan het onboarding proces: “Je merkt dat mensen hechter worden door training sessies in groepjes te volgen.” Iedere persoon is ingedeeld in groepjes met mensen waar ze overeenkomsten mee hebben, op basis van persoonlijkheden en functie. “Dat kunnen dus ook mensen zijn die niet bij elkaar in het team zitten. Iedere paar weken leer je professional basics, zoals presenteren. Dit zijn we nu aan het uitrollen over heel Picnic.”

“Wat ik ook nog wil benoemen, is het buddy systeem! Voor iedere fulltimer op het hoofdkantoor benoemen we een buddy. De recruiter kiest de buddy want die heeft het meeste contact gehad met de sollicitant, samen met HR. Het moet altijd iemand uit een ander team zijn. Zo heb je meteen een potentiële vriend binnen het bedrijf.” Zo kiezen ze iemand die mogelijk matcht op studieachtergrond of bijvoorbeeld op waar iemand vandaan komt. “Natuurlijk hoop ik altijd dat het een goede match is. Ze hoeven niet wekelijks af te spreken, maar als dat wel zo is dan is dat super.”

Cultuur
Wanneer je eenmaal onderdeel bent van Picnic is er een wekelijkse borrel, een wekelijkse stand-up, er is een Picnic band en een zomer- en kerstfeest. Daarnaast is er iemand die wekelijks een vlog maakt over wat er bij Picnic gebeurt. Binnenkort wordt er een skireis georganiseerd. Allemaal zaken die goed kunnen bijdragen aan de cultuur van Picnic. Over de cultuur van Picnic, daar kunnen we met Nikki nog wel even doorpraten! Nikki wijst nog op een poster voor een pre-ski borrel, gemaakt door een stagiair. “Ik vind het erg leuk aan Picnic dat het nog klein genoeg is om altijd te weten wie iets cools gepresteerd heeft, zoals bijvoorbeeld het design van deze poster.”

Interview door Marketing Manager Myrthe Polman