Onboarden op afstand: Hoe doe je dat (goed)?

Nu thuiswerken voor veel mensen de norm is geworden, krijgen we te maken met nieuwe uitdagingen. Eén van deze uitdagingen is het inwerken van nieuwe medewerkers op afstand. We vroegen ons commerciële team én ons netwerk om hun ervaringen en adviezen.

‘Wees vastlopen voor’
“Vaak denken leidinggevenden dat nieuwe werknemers zelf wel aan de bel trekken als er iets is. Maar young professionals willen een goede indruk maken. Ze willen zichzelf bewijzen en laten zien dat ze zelfstandig kunnen werken. Daarmee leggen ze zichzelf een druk op, waardoor ze soms pas om hulp vragen als ze echt vastlopen. En zeker nu er weinig tot geen fysieke ontmoetingen zijn is de drempel om hulp te vragen hoog. Leidinggevenden kunnen hier ruimte voor creëren door actief te vragen naar eventuele problemen.” 

“Als externe coach van trainees kan ik tijdens de eerste maanden de ruimte bieden om alles te bespreken. Trainees vertellen me kleine dingen die ze niet inhoudelijk of urgent genoeg vinden om al te bespreken met hun leidinggevende. Door de kleine dingen tijdig te bespreken, merkt de trainee dat die beren op de weg ziet en het toch een goed idee is om voor te leggen tijdens de volgende vergadering of om een bepaalde vraag te stellen aan een expert. De trainee laat zo meer van zichzelf zien en wordt daadkrachtiger.”

– Charlotte Snijders, Accountmanager en Coach, Skyscrapers

‘Maak gebruik van tools’
“We werken veel met het programma Teams, zodat we altijd elkaars scherm kunnen overnemen. Dat is eigenlijk nog efficiënter en makkelijker dan naast elkaar zitten. Als je thuiswerkt kan je makkelijk een berichtje sturen en het scherm overnemen om te laten zien waar iemand iets kan vinden.”

– Arjen Stolk, Business Intelligence Specialist, Koppert Biological Systems

‘Plan ‘random’ koffiemomenten in’
“Zeker als je het hebt over onboarding is het makkelijk om alleen aan de praktische zaken te denken. Maar juist nu iedereen (veel) vanuit huis werkt, is het belangrijk om de – om even in clichés te spreken – gesprekjes bij het koffiezetapparaat niet te vergeten. Wij plannen ‘random’ digitale koffietjes in voor iedereen die daar behoefte aan heeft. Inmiddels is dit een vast onderdeel van de onboarding en heb je altijd een digitaal koffietje met een ‘oudere’ trainee en iemand van HQ. Puur zodat een nieuwe medewerker wordt opgenomen in het bedrijf. Dit lijkt me hetzelfde als bijvoorbeeld een manager of iemand van HR die normaal gesproken even langs het bureau van een nieuwe werknemer zou lopen. Nu kan dat niet, maar vergeet niet dan in plaats daarvan even een keertje extra te bellen.”

– Lotte Westerbeek, Community Manager, Skyscrapers

‘Neem tijd voor voorbereiding’
“Als het gaat om onboarding vind ik het belangrijk dat er iets gemaakt is waar over nagedacht is. Dat geeft de nieuwe collega namelijk een welkom gevoel. Daarnaast is het belangrijk dat de spullen in orde zijn en dat iedereen weet dat de collega is begonnen. Dat gaat niet alleen om de efficiëntie, maar wederom zodat de nieuwe collega zich welkom voelt.”

– Peter Mans, Adviseur Vastgoedsturing, Omnia Wonen

‘Communiceer voldoende vanuit het hoofdkantoor’
“Sinds iedereen thuiswerkt houden wij meer contact met de trainees over de stand van zaken op het hoofdkantoor. Het geeft mensen een soort houvast, die nodig is voor een bedrijf. En zeker nieuwe medewerkers hebben houvast nodig. In het begin hebben we wekelijks gemaild met updates en andere zaken. Nu hebben we een kwartaalupdate in het leven geroepen om de trainees op de hoogte te houden. Al heeft dit misschien niet per se zoveel te maken met het feit dat het digitaal is. Al gaf het ons wel ineens de ‘mogelijkheid’ om het digitaal te doen.”

– Lotte Westerbeek, Community Manager, Skyscrapers

‘Koppel de medewerker aan een buddy’
“Het is niet alleen belangrijk dat de nieuwe collega zich op het begin welkom voelt, maar ook in de maanden erna. Zorg dus dat de nieuwe collega zich echt onderdeel gaat voelen van de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld door hem of haar een buddy te geven. Iemand die dagelijks of wekelijks zelf contact zoekt met de medewerker en de vinger aan de pols houdt.”

– Aafke Reijnen, Recruiter, Skyscrapers 

Wil je advies op maat voor onboarding op afstand binnen jouw organisatie? Neem contact met ons op!