Gemeente Lelystad: Trainee in de Profpool

Wil je weten hoe het is om als trainee in de Profpool van de Gemeente Lelystad te werken? Michel Soomers vertelde ons hier in-depth over, zodat jij weet wat je bij deze unieke opdrachtgever te wachten staat.

Wie is Michel?

Eind 2020 begon Michel als trainee bij de Gemeente Lelystad in de Profpool – gewapend met een achtergrond in Bestuurskunde én een explosieve hoeveelheid energie en ambitie.

Op vrijwillige basis is hij al jaren politiek actief: iets wat hij goed kan managen naast zijn traineeship door er wekelijks een weekenddag aan te besteden. 16 maart ’22 was hij verkiesbaar voor GroenLinks in Amsterdam op stadsdeelniveau. Zijn uiteindelijke droom? Minister worden.

Zoals gezegd, een lekkere hoeveelheid energie en ambitie.

Wat is de Profpool van de Gemeente Lelystad?

De Profpool is de interne flexibele schil van de gemeente. De Profpool wordt binnen de gemeente door andere teams ingehuurd om op diverse vraagstukken te ondersteunen. Denk dan bijvoorbeeld aan verandermanagement, projectmanagement, het in kaart brengen van processen, of organisatievraagstukken. Nog een beetje vaag? Michel geeft je straks 3 voorbeelden van opdrachten.

Een voorbeeld van hoe dit proces eruitziet: “Een teamleider vraagt om hulp met het schrijven van een verordening. Binnen de Profpool wordt vervolgens gekeken naar wie het meest geschikt is/zijn voor de aanvraag. Deze aanvragen zijn organisatiebreed en variëren veel. Daarom werken er voornamelijk mensen met een generalistisch profiel in de Profpool.” Als trainee werk je dus op veel verschillende plekken.

Samenstelling van de Profpool
De Profpool telt plus minus 20 man, waarvan 65% bestaat uit ingehuurde trainees. Zij worden ondersteund door de andere 35%: senior medewerkers die met hun expertise de trainees goed kunnen begeleiden. Voor zo’n grote organisatie best een kleine (en persoonlijke) club dus!

Inmiddels hebben al 7 trainees van Skyscrapers in de Profpool gelopen. De 2 trainees die er nu werken – Michel en Mascha – zijn beiden van plan om na hun traineeship in dienst te treden bij de gemeente.

Een unieke kans om breed te oriënteren
Er zijn maar weinig gemeenten die een soortgelijke afdeling hebben, waar jong talent met elkaar de kans krijgt om zich breed te oriënteren. De verwachting is dat andere gemeenten het concept gaan overnemen, want het is een succesvolle win-win:

→ De gemeente trekt kennis en talent aan
→ De trainee krijgt supersnel een beeld van wat hij/zij wil
→ De trainee blijft na het traineeship vaak graag bij de gemeente
→ De interne flexibele schil werkt erg efficiënt

Wanneer is de Profpool echt iets voor jou?

Als trainee binnen de Profpool oriënteer je organisatiebreed en verken je jouw kwaliteiten. Je hebt over het algemeen een handjevol opdrachten tegelijkertijd lopen, waardoor je ontzettend veel leert in korte tijd. “Het leuke aan de Profpool is dat je de hele organisatie leert kennen. En dat je ziet hoe je groeit, want de nieuwe skills die je leert bij opdracht A komen altijd weer van pas bij opdracht B.”

Hij vult aan, “Ik wilde graag werken voor een grote overheidsinstantie en verschillende typen opdrachten doen zodat ik kon uitzoeken wat ik leuk vind en waar ik echt goed in ben.”

De Profpool is echt iets voor jou wanneer je graag door de hele organisatie heen meedenkt, graag uitdagingen aangrijpt, en wil bijdragen aan een écht maatschappelijk doel. Hieronder vertelt Michel je wat dat nou precies inhoudt.

De 3 opdrachten waar Michel het meest van leerde

Michel deelt hieronder drie van zijn opdrachten met je, zodat jij weet aan wat voor projecten gewerkt wordt en wat voor rol jij hierin kan hebben. Bedenk je wel dat deze opdrachten afgestemd zijn op basis van de vaardigheden en interesses van Michel. De Profpool zou in jouw situatie met hetzelfde rekening houden.

#1 Toekomstbestendig Wonen in Gemeente Lelystad

Één van Michel’s eerste opdrachten sloot meteen al goed aan bij zijn vaardigheden en interesses. Door team Ruimte werd hij gevraagd om mee te werken aan een nieuwe Verordening: Toekomstbestendig Wonen. Voor inwoners van Lelystad die hun koopwoning graag willen verbeteren, maar hier het geld niet voor hebben, is dit een uitkomst.

Want deze Verordening maakte het dus mogelijk om via de gemeente een lening te krijgen om je huis te verduurzamen, asbest te verwijderen, of maatregelen te nemen om langer zelfstandig thuis te kunnen wonen.

Hier bestonden wel aparte regelingen voor, maar nog niet één die dit allemaal combineerde. Terwijl het natuurlijk superfijn voor de inwoner is om dit in één keer goed te kunnen regelen. Daarnaast zijn de regels versoepeld en verruimd, zodat meer inwoners ervoor in aanmerking komen.

“Het was absoluut een toffe eerste opdracht. En ik kreeg direct erg veel verantwoordelijkheid. Dat zie je eigenlijk meteen in de Profpool, dat je veel op mag pakken.”

Hoe heeft Michel dit aangepakt?
Met zijn Bestuurskundige achtergrond had hij al een idee van hoe zo’n Verordening in elkaar stak, dus dat kwam goed van pas. Samen met diverse beleidsmedewerkers (duurzaamheid, asbest, wonen) maakte hij onderdeel uit van een projectgroep. En zo haalde hij overal uit de organisatie de benodigde kennis op bij onder andere juristen en communicatie-adviseurs. Tot slot bundelde Michel al deze relevante kennis en leverde hij samen met de Projectgroep een stuk aan voor het college en de gemeenteraad.

#2 Samenwerken binnen het fysieke domein

Binnen elke organisatie bestaat de behoefte om verbeterslagen te maken, maar vanwege de alledaagse drukte schieten deze er vaak bij in. Daarom schakelde een teamleider de Profpool in om hierbij te helpen. Het was toen aan Michel om samen met de teamleiders de werkwijze binnen het fysieke domein te optimaliseren – door te analyseren op welke praktische niveaus er verbeterslagen gemaakt kunnen worden.

Kortom: Hoe kunnen we nog beter samenwerken? En daarmee de werkdruk verlagen en het werkplezier verhogen? Om dit scherp te krijgen ging Michel eerst alle werkprocessen, rolverdelingen en onderliggende afspraken doorlichten. Op basis daarvan bedacht de directeur van het fysiek domein samen met teamleiders en adviseurs het onderstaande initiatief.

Doorpakken op het initiatief van de directeur
Het is belangrijk om regelmatig met een helicopterview iedereen scherp te houden op wat er belangrijk is om de doelen te behalen. Hierom is er nu een wekelijkse scrum-sessie tot leven geroepen, waarin domeinbreed gekeken wordt wat er speelt en hoe dingen lopen. Michel leidt deze sessies, waarin met behulp van de Kanban methodiek en een strakke backlog goed overzicht wordt gehouden.

Het resultaat? Nu is er meer transparantie en inzichtelijkheid, waardoor de teams domeinbreed beter met elkaar afstemmen.

#3 De doorontwikkeling van de Omgevingsvisie

Als stad heb je een duidelijke visie voor de toekomst nodig. Waar wil je heen met de stad? Wat voor stad zijn we over 30 jaar? Er zijn talloze variabelen die hier invloed op hebben, zoals maatschappelijke ontwikkelingen of de snelle technologische veranderingen van vandaag de dag.

Misschien verandert door autonome auto’s het wegennet drastisch, of blijkt het woningentekort erger dan verwacht. Hoe speel je hier als stad op in?

In de Omgevingsvisie maken we de ruimtelijke vertaling van die opgaven. Zo wordt ook de ambitie verkend om het aantal woningen in Lelystad met 40.000 te laten groeien. Dat vraagt wat van de stad. Om de Omgevingsvisie door te ontwikkelen is een kerngroep van 4 personen aangewezen, bestaande uit de Programmamanager Doorontwikkeling Omgevingsvisie, een stedenbouwkundige, een projectsecretaris en Michel als procesadviseur. Als procesadviseur is zijn rol om te organiseren hoe de doorontwikkeling van de omgevingsvisie tot stand gaat komen. Welke disciplines heb je nodig om de visie compleet te maken?

“Het is bijzonder om bij te dragen aan zo’n belangrijk traject dat bepalend is voor hoe de stad er over 30 jaar bij ligt.”

Voor Michel is het erg tof dat deze rol totaal eigen te maken is met generalistische kennis en een integrale blik. Ook zonder de vakspecifieke kennis van een planoloog kan je met ‘gezond verstand’ bedenken met welke disciplines en stakeholders je rekening moet houden. Denk bijvoorbeeld aan de inwoners van bepaalde wijken waar plannen voor nieuwbouw gevormd worden. Bij een gemeente is het tegenwoordig not done om pas na afloop te vragen wat de bewoners van een plan vinden.

Voor in ieder geval de komende 2 jaar houdt de kerngroep zich bezig met de doorontwikkeling van de visie.

De groei die Michel doormaakte tot professional

Eind 2020 begon Michel aan zijn eerste fulltime baan. Daarom waren wij natuurlijk benieuwd… Wat heeft deze tijd hem gebracht? Hoe is Michel tijdens het traineeship gegroeid? En waardoor is hij het meest veranderd? Wij blikten samen met hem terug.

Zijn draai gevonden

Michel weet nu waar hij graag mee verder gaat: verder binnen het fysiek domein. Michel heeft zijn draai in het doorontwikkelen van de visie gevonden. Het is uitdagend, ingewikkeld en belonend.

“Ik merk dat ik in het begin heel erg genoot van het feit dat ik verschillende dingen kon proberen. Maar nu heb ik een toffe uitdaging te pakken – die complex is en waar mijn focus voor nodig is – en ben ik blij dat ik me hier helemaal op kan storten.”

Jokke Dekker, senior medewerker Profpool deelt lovend over Michel: “een zeer communicatieve, intelligente kerel die niet vies is van aanpakken.”

Trainingen ondersteunden zijn snelle ontwikkeling

Michel denkt terug aan de trainingen die hem geholpen hebben om zijn rol eigen te maken: “We hebben vanuit Skyscrapers veel verschillende trainingen gevolgd. Sommige over inhoudelijke vraagstukken, andere rondom onze persoonlijke ontwikkeling, maar ook met betrekking tot de ontwikkeling van softskills.”

“Alle trainingen waren erg nuttig, praktisch en toepasbaar in de Profpool.”

“De gemeente zelf heeft ons ook een paar trainingen aangeboden. Hoe schrijf je bestuurlijke stukken? Hoe werkt de gemeente? Daarnaast kregen we ook nog training in design thinking, projectmatig werken en agile werken.”

Vele malen zelfverzekerder dan in het begin

Wat is het grootste verschil tussen de oude en nieuwe Michel? Michel merkte dat hij onzeker was over zijn onervarenheid. “Ik vond het in het begin lastig om mijn positie te pakken. Een nieuwe organisatie, nieuw werk, nieuwe collega’s, dat bleek toch wel spannend. Door mijn onervarenheid durfde ik me niet meteen goed uit te spreken. Maar inmiddels wel. Ik durf mijn expertise uit te spreken en een volwaardig gesprekspartner of adviseur voor mijn collega’s te zijn.”

Samen met zijn persoonlijke coach van Skyscrapers heeft hij eraan kunnen werken om zelfverzekerder in zijn werk te zijn.

Het ontwikkelen van sterk leiderschap

De combinatie van uitdagende opdrachten, opleidingen, intervisie met medetrainees en coaching maakt volgens Michel het traineeship erg waardevol: “Het is een snelkookpan om te leren en je te ontwikkelen.”

Michel heeft tijdens het traineeship geleerd om sterk leiderschap te tonen. Een indrukwekkende skill om zo snel onder de knie te hebben. Je moet namelijk leren omgaan met verantwoordelijkheid, delegeren, weerstand en verwachtingsmanagement. Al deze skills helpen hem op weg naar het ministerschap.

Een carrière bij de gemeente

De gemeente behoudt graag het jonge talent van de Profpool. Daarom is de ambitie van de Profpool om trainees richting het eind van het traineeship meer naar één opdracht of richting te laten bewegen. Michel werkt officieel nog in de Profpool, maar in de praktijk focust hij zich volledig op het fysiek domein. En vanwege die wederzijdse match onderzoeken zij de mogelijkheden om ook ná het traineeship met elkaar verder te gaan.

Michel kijkt trots en tevreden terug op zijn prestaties en ontwikkelingen tijdens het traineeship. Wil jij ook met het echte werk beginnen als trainee bij de Gemeente Lelystad?

MEER WETEN OVER HET TRAINEESHIP OVERHEID?

Bekijk hier het traineeship overheid!