Contractbeheerder Welzijn

Als contractbeheerder Welzijn ben je de cruciale schakel in de ondersteuning van maatschappelijke initiatieven die Rotterdam vooruithelpen. Je bent de spin in het web die zorgt dat alle contracten en processen soepel verlopen, waardoor contractmanagers zich kunnen richten op het maken van impact. Door zorgvuldige afhandeling van vragen en het verbinden van verschillende partijen, draag je direct bij aan het welzijn van Rotterdammers. Je krijgt de ruimte om mee te denken en proactief voorstellen te doen voor de verdere ontwikkeling van contractbeheer, waarmee je een waardevolle bijdrage levert aan de organisatie en de stad.

• Je bent verantwoordelijk voor het bestelproces: aanmaken van Inkoopordernummers en boeken van ontvangsten;
• Je zorgt voor de administratieve afhandeling en archivering van de contracten van de integrale gebiedsopdrachten Welzijn Heel de Stad, Jeugdparticipatie, Informele Leerondersteuning en Informele zorg en ondersteuning, en daarbij behorende addenda;
• Je begeleidt het proces rondom addenda, afrondingsbrieven en andere Welzijnsopdracht-gerelateerde documenten op juistheid en compleetheid, en draagt zorg voor ondertekening en verzending daarvan;
• Je bewaakt de contracttermijnen, deadlines en verplichtingen en signaleert hierover tijdig naar de contractmanagers als dat nodig is;
• Je ondersteunt bij voorbereidingen op contractwijzigingen en andere relevante processen;
• Je bewaakt de volledigheid en de juistheid en actualiteit van het contractdossier, zowel financieel als op inhoud;
• Je verzamelt, verwerkt en archiveert relevante monitorings- en sturingsgegevens en maakt hiervoor o.a. gebruik van diverse softwareprogramma’s en registratiesystemen;
• Je rappelleert interne en externe betrokkenen over reeds verzonden uitvragen en verzoeken;
• Je levert administratief en cijfermatige input voor de contractmanagers voor de periodieke overleggen;
• Je publiceert gegevens op het intranet en de portal voor onze contractpartners;
• Je beheert de relevante contactinformatie en mailadressen van de contractpartners en zorgt voor verzending van mailings aan contractpartners;
• Je beheert de postbus van contractmanagement en contractbeheer;
• Je plant operationele, tactische en strategische overleggen;
• Je draagt je steentje bij aan verslaglegging van het contractmanagers Welzijn overleg;
• Je zoekt verbinding met contractbeheer Jeugdhulp en contractbeheer WMO, en stemt met hen af bij afdelingsoverstijgende werkzaamheden;
• Je draagt bij aan de continuiteit van de processen door het actualiseren van de werkinstructies en -processen binnen contractbeheer;
• Je werkt nauw samen met contractmanagers Welzijn en adviseurs die bij de hierboven genoemde contracten en addenda betrokken zijn.

• Jij hebt minimaal een afgeronde Mbo-opleiding Niveau 4
• Jij hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het beheren van aanbestedingscontracten, opgedaan in de afgelopen 4 jaar.
• Jij hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office, waaronder het werken met draaitabellen en het analyseren van datasets
• Wens; Je hebt werkervaring met het systeem Oracle Cloud;